02.06.2017, Aihe: Osaamisen kehittäminen / Kirjoittaja Katja Haarma
Viestintä puhuttaa, innostaa, raivostuttaa, vaikuttaa ja saa aina aikaan vilkasta keskustelua. Viestinnällä on joka tapauksessa valtava voima, niin hyvässä kuin pahassa.
Tämänkin kevään koulutuksissa monien eri asiakasryhmien kanssa aihe on ollut esillä ja mielipiteitä ja -kuvia on monia. Mikä on oikea ja onko mikään väärä - siihen ei ole yhtä vastausta.
Kuka viestii, kenelle, miten ja koska, riippuu paljon asiakaskunnasta. Vaikkapa taloyhtiö, opiskelijoiden asuttama vuokratalo, liikekiinteistö ja uuden sairaalan rakennuttaminen vaativat jokainen omat erityishuomionsa, mutta yhteisiä tekijöitä on monta. Oikea-aikaisuus, selkeys, ytimekkyys ja vastaanottajan huomioiminen muutamina esimerkkeinä. Eroavaisuuksia tulee enemmän, kun mietitään viestinnän kanavia.
Yhdelle sopii asukasillat, paperitiedotteet ja perinteinen sähköposti, toisilla sosiaalinen media kuten WhatsApp ja Facebook ovat kärkenä ja erilaiset pilvipalvelujen projektityökalut toimivat myös erinomaisesti kun niiden paikka on.
Vipua ja voimaa tulee siitä, että viestijä tarkastelee tekemistään vastaanottajan silmin, korvin ja ajatuksin. Helppoa juu.
Kuulin tämän kevään Kiinteistösihteeripäivillämme hyvän esimerkin (pienehkön) taloyhtiön remonttiviestinnästä. Hankkeen ajaksi oli perustettu WhatsApp ryhmä, johon sitoutuivat osakkaiden lisäksi isännöitsijä ja urakoitsija. Urakoitsija viesti hankkeen etenemisestä säännöllisesti kuvien kanssa ja isännöitsijä kommentoi kun tarve oli. Osakkaat esittivät kysymyksiä ja vaihtoivat ajatuksia myös keskenään. Pihaparlamentti siirtyi kahden välisistä keskusteluista kaikkien tietoon. Seurasi avoimen tiedottamisen kulttuuri ja huomasipa yksi osakas hyvissä ajoin ongelman, kuvasi sen ja laittoi viestin ryhmään. Urakoitsija pääsi puuttumaan ongelmaan heti ja säästyttiin sekä taloudellisilta että aikataulullisilta ongelmilta. Urakan valmistuttua sekä urakoitsija että isännöitsijä erosivat ryhmästä tyytyväisinä. Osakkaat halusivat kuitenkin jatkaa yhteistä WhatsApp -keskustelua ja taloyhtiöön jäi pysyvä kanava yhteiselle keskustelulle. Tämän myötä kanssakäyminen naapurien kohdatessa nousi aivan uudelle tasolle.
Toinen hyvä esimerkki oli esillä Viestintä 2017 -seminaarissa 18.5., kun Merja Tyynismaa kertoi miten viestintä hoidettiin erittäin mittavassa Tampereen rantatunnelihankkeessa. Kannattaa lukea http://viestijat.fi/infrahankkeessa-viestintakin-on-yhteispelia/
Entä kun kaikki eivät ole sosiaalisessa mediassa tai käytä edes älypuhelinta? Jokaisen yksilön erikseen huomioiminen on haastavaa. Erityisesti taloyhtiöviestinnässä vastaanottajien ikä- ja mediataitojen kirjo on valtava. Rappujen ilmoitustauluilla tiedottaminen toimii edelleen ja älykkäät näytöt ovat tuoneet aivan uusia mahdollisuuksia ja ulottuvuuksia toimintaan. Saman kanavan kautta voi saada lähetettyä tekstiviestejä ja tiedotteita asukastelevisioon. Kehitys etenee valtavin askelin ja viestijöiden yksi keskeinen tehtävä on saada näitä uusia työkaluja käyttöön. Uudistusten vastustajatkin muuttuvat tyytyväisiksi vastaanottajiksi, kun heräävät tiedonsaannin helppouteen.
Päätin, että en mainitse tässä kirjoituksessa Osmo A. Wiion ensimmäistä ja tunnetuinta lakia ”Viestintä yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta”. Mainitsen kuitenkin, koska olen sitä mieltä että tuo laki on vanhentunut. Viestinnässä on tapahtunut ja tapahtuu suuri murros ja onnistumisen edellytykset on enemmän kun olemassa. Etenkin jos myös vastaanottaja niin haluaa.
Mitä tulevaisuus tuo tullessaan edelleen kehittyvän digitalisaation, robotiikan ja tekoälyn myötä, siitä myöhemmin lisää. Vaikka tekisi jo mieli kurkistaa…
Katja Haarma
on Kiinkon liiketoimintajohta, joka vastaa yhdessä tiiminsä kanssa isännöinnin, palvelun, viestinnän sekä teknisen ylläpidon koulutusten toteutuksesta ja kehittämisestä. Tähän aikaan vuodesta Katjan löytää vapaa-ajalla varmimmin viheriöiltä haastamassa itseään ja pientä valkeaa palloa.