Osaamis- ja koulutustarpeiden ennakointi on hyödyllistä niin yrityksen kuin henkilöstönkin kannalta.
Suunnitelmallisuus edesauttaa rekrytointia ja henkilöstön pysyvyyttä. Pari vuotta voimassa ollut uusi Yhteistoimintalaki velvoittaa yritykset laatimaan henkilöstösuunnitelman ja koulutustavoitteet työntekijöiden osaamisen ylläpitämiseksi ja edistämiseksi. Suunnitelma ja tavoitteet on käsiteltävä henkilöstön tai henkilöstöryhmien edustajien kanssa yhteistoimintamenettelyssä. Tämä koskee niin 20–29 työntekijän kuin vähintään 30 työntekijän yrityksiä.
Henkilöstösuunnitelmaa ja koulutustavoitteita laadittaessa on otettava huomioon ennakoitavat, yrityksen toiminnassa tapahtuvat muutokset ja tuleeko mahdollisilla muutoksilla olemaan merkitystä henkilöstön rakenteeseen, määrään tai ammatilliseen osaamiseen. Henkilöstösuunnitelmassa on otettava huomioon samat asiat kuin yritystoiminnan muutoksissa. Tarkoituksena on varautua muuttuviin tilanteisiin siten, että yrityksen työntekijöillä on mahdollisuus olla vaikuttamassa henkilöstöä koskeviin asioihin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Koulutustavoitteilla ja niiden toteuttamisella voidaan selvittää ja arvioida henkilöstön koulutustasoa. Tämä auttaa näkemään, miten henkilöstöä on koulutettava, jotta ammattitaitoa voidaan ylläpitää ja kehittää muutoksia vastaavaksi. Tavoitteenahan on, että henkilöstö voi antaa parhaan panoksensa yritykselle.
Kiinteistöalan Koulutuskeskuksessa ja Koulutussäätiössä laadittiin laajamittainen henkilöstö- ja koulutustavoitesuunnitelma vuonna 2008. Tätä varten luotiin toimivat käytännöt, lomakkeet ja henkilöstön haastattelumallit. Turkulainen Akseli Kiinteistöpalvelut toteuttaa paraikaa henkilöstösuunnitelmaa ja koulutustavoitteita Kiinkon mallin avulla. Kun tarvittavan tiedon huolelliseen kokoamiseen on kerran käytetty aikaa, on ylläpito rutiininomaisempaa. Laadittu suunnitelma ja koulutustavoitteet tarkistetaan vuosittain ja täydennetään tarvittaessa. Suunnitelmallisuudella pystytään varautumaan paremmin muutoksiin ja varmistamaan yrityksen kilpailukyky toimintaympäristössä myös tulevaisuudessa.