Digitaalisuus taloyhtiön viestinnässä ja tilavarauksissa tarjoaa hyötyjä, joita ei kannata sivuuttaa

Digitalisaatio on tullut osaksi myös taloyhtiöiden arkea, mutta sen täysi potentiaali on vielä monin paikoin hyödyntämättä. Erityisesti viestinnän ja yhteisten tilojen varaamisen digitalisointi tuo konkreettisia etuja niin asukkaille, hallitukselle kuin isännöitsijälle. Kun tieto kulkee sujuvasti ja varaukset hoituvat vaivattomasti asuminen helpottuu ja sujuvoituu. Samalla asukasviihtyvyys kasvaa eivätkä puhelimet pirise tai samat kysymykset toistu. Isännöinnille tämä tarkoittaa etenkin kevennystä työtaakkaan, mutta myös enemmän aikaa ja resursseja keskittyä muihin tärkeisiin työtehtäviin.

Selkeä ja toistuva viestintä ehkäisee ongelmia

Epäselvä tai puutteellinen viestintä aiheuttaa taloyhtiöissä helposti väärinymmärryksiä ja käytännön häiriöitä. Digikanavat ovat tehokas ratkaisu, sillä niillä tiedottaminen on nopeaa ja helppoa. Kun viestin määrä ei ole sidottu postimaksun tai tulosteen hintaan, voi huoletta tiedottaa pienemmistäkin asioista, jotka sujuvoittavat taloyhtiön arkea. Lisääntynyt viestintä näkyy viivan alla monesti vähenevinä konflikteina ja vahinkoina, eli konkreettisesti säästettyinä kuluina.

Ja onko samoista asioista todella tarpeen viestiä? On. Taloyhtiöissä asukkaat vaihtuvat, ja siksi samoja asioita on tarpeen viestiä säännöllisesti. Diginä toistuvan viestinnän suunnittelu ja toteutus on helppoa: voi ajastaa viestit, hyödyntää valmiita pohjia ja tarjota helposti löydettävää ohjeistusta asukkaille. Vaikeinta voikin olla vain päätös digiin siirtymisestä.

Voisipa yhteisten tilojen varaukset ja maksut voivat toimia kuin itsestään – ja voikin

Digitaalisuus ei tarkoita monimutkaisuutta – päinvastoin, se yksinkertaistaa arkea. Yhteistilojen, kuten pesutuvan ja saunan varaukset voivat aiheuttaa paljon työtä ja turhia riitoja, jos varausjärjestelmä on epäselvä tai jos maksut jäävät roikkumaan. Digitaalisen varauskalenterin reaaliaikainen näkymä varaustilanteesta ja varauksiin liitetty maksupalvelu ovat merkittävä etu niin asukkaalle kuin hallinnolle. Asukkaalla on aina ajantasainen tieto omista varauksistaan ja maksuistaan, eikä hallinnon tarvitse selvitellä varaussotkuja ja periä maksamattomia maksuja.

Digitaalisten palveluiden avulla taloyhtiön toiminta selkeytyy ja arki helpottuu. Jos digitalisointi ei ole vielä osa yhtiön arkea, kannattaa aloittaa pienestä, esimerkiksi varauskalenterista. Hyödyt näkyvät nopeasti ja palaute on usein myönteistä. Ja mikä parasta – paine puhelinlangoilta vähenee.

Tule kuulemaan lisää ja keskustelemaan asiantuntijoiden kanssa elokuussa Isännöinnin edelläkävijät -ajankohtaispäivässä.

***** 

Tomi Hanka on One4All Finland Oy:n asumisen digitaalisten ratkaisujen asiantuntija